Beheer je kostuums nu nóg sneller met de nieuwe QR-codefunctie in DanceVault.

• 📱 Scan een QR-code en open meteen de juiste kostuumfiche.

• 🖨️ Print QR-labels in bulk voor je volledige collectie.

• 📦 Bevestig labels op kostuums, kledinghangers of opbergdozen.

• 🔍 Filter eenvoudig op kostuums zonder QR-code en werk je inventaris in één keer af.

• 🔄 QR-codes kunnen op elk moment opnieuw gegenereerd of gedownload worden.

Zo vind je elk kostuum binnen enkele seconden terug tijdens repetities, voorstellingen of inventariscontroles.

We hebben de afgelopen tijd weer hard gewerkt om het platform nóg fijner in gebruik te maken. Dit zijn de nieuwste verbeteringen:

Het platform spreekt nu jouw taal

Je kunt het hele platform voortaan in het Nederlands of Engels gebruiken. Of het nu gaat om de voorstellingen, de kostuumdetails of het beheer van je team — alles past zich aan de taal van jouw keuze aan. Handig voor iedereen die zich net wat prettiger voelt in het Engels.

Sneller naar de details van een kostuum

In de galerij kun je nu gewoon op de foto van een kostuum klikken om meteen alle details te bekijken. Geen extra knop meer nodig — één klik en je weet alles over beschikbaarheid, maat en meer.

Soepelere ervaring

We hebben daarnaast een klein probleem opgelost waardoor de pagina soms niet helemaal vlot laadde. Alles werkt nu weer snel en betrouwbaar.

We blijven het platform stap voor stap verbeteren. Heb je een suggestie of loop je ergens tegenaan? Laat het ons gerust weten!

Beste danser, docent of clubbeheerder,

We hebben de afgelopen dagen flink doorgewerkt om het systeem nóg fijner te maken. Dit is er nieuw:

🤖 Kostuums toevoegen met AI, nu nog sneller

Een nieuw kostuum invoeren kan nu in één handeling. Bij "Snel invullen met AI" upload je een foto, typ je een korte beschrijving, of doe je allebei tegelijk. De AI herkent automatisch de naam, het type, de kleur, de maten, de voorraad per maat én de locatie — en vult alles voor je in. Foto en tekst worden samen in één keer verwerkt, dus je verbruikt maar één token.

> Voorbeeld: typ "Gouden glitter jurk, maten 116 t/m 164, 20 stuks op voorraad, kleur goud, locatie Kast A" en de rest gaat vanzelf.

🔒 Publieke pagina afschermen met een wachtwoord

Wil je je collectie niet voor iedereen zichtbaar maken? In de instellingen kun je nu je publieke pagina beveiligen met een wachtwoord. Bezoekers zonder wachtwoord zien niets; clubleden die ingelogd zijn hebben gewoon toegang. Eenmaal ingevoerd blijft het wachtwoord 30 dagen onthouden op dat apparaat.

🧭 Rondleiding voor nieuwe (en bestaande) gebruikers

Nieuw in het systeem? Een handige stap-voor-stap rondleiding legt uit wat elk menu-onderdeel doet en helpt je je eerste kostuum aan te maken. Sluit je hem tussendoor? Dan verschijnt rechtsonder een knopje "Rondleiding hervatten", zodat je later precies verdergaat waar je gebleven was.

🎨 Beter leesbaar in donkere modus

We hebben verschillende schermen — waaronder het reserveren voor een show en het toevoegen van kostuums — verbeterd zodat alles ook in donkere modus helder en duidelijk leesbaar blijft.

Vandaag hebben we DanceVault op een flink aantal punten verbeterd. De focus lag op het reserveren van kledij voor voorstellingen, het terugbrengen van geleende kostuums, en een gebruiksvriendelijkere publieke galerij. Hieronder een overzicht van wat er nieuw is.

Reserveren voor meerdere groepen in één keer

De grootste vernieuwing: je kunt nu vanuit de galerij meerdere kostuums tegelijk reserveren, ook voor verschillende groepen, zonder telkens terug te keren naar het dashboard.

- Selectiemandje in de galerij. Kies bovenaan een voorstelling en een groep, en voeg kostuums rechtstreeks toe via de knop "In mandje".

- Meerdere groepen per mandje. Wissel gerust van groep en blijf items toevoegen. Het mandje groepeert alles netjes per groep.

- Maten per item. Geef per kostuum het aantal én de maatverdeling op, direct in het mandje.

- Slimme voorraadcontrole. De beschikbaarheid houdt rekening met lopende reservaties én met wat er al in je mandje zit.

- In één keer indienen. Met "Alles indienen" verstuur je de volledige selectie in één beweging, waarna je netjes op "Mijn Reservaties" terechtkomt.

- "Meer items toevoegen". Een extra knop sluit het mandje zonder het te legen, zodat je makkelijk verder kunt bladeren in de galerij.

Geleende items terugbrengen

Het terugbrengen van kostuums is nu een volwaardig onderdeel van het reservatieproces:

- Teruggave registreren. Bij een goedgekeurde reservatie registreer je in een paar klikken dat de kledij is teruggebracht, inclusief het aantal en eventuele opmerkingen.

- Teruggave ongedaan maken. Per ongeluk verkeerd geregistreerd? Je draait een teruggave eenvoudig terug.

- Je blijft op je plek. We hebben een vervelend navigatieprobleem opgelost: na het registreren van een teruggave spring je niet meer ongewild naar de galerij, maar blijf je netjes op "Mijn Reservaties" met de bijgewerkte gegevens.

Overzichtelijker reservatiebeheer

De pagina "Mijn Reservaties" is opgesplitst in twee duidelijke secties, zodat je in één oogopslag ziet wat er nog uitstaat:

- Nog terug te brengen — de goedgekeurde kledij die nog niet is teruggebracht.

- Afgehandeld — alles wat is teruggebracht, afgewezen of nog niet goedgekeurd.

Daarnaast zie je nu bij elke reservatie wie het heeft ontleend, zodat altijd duidelijk is wie verantwoordelijk is voor een kostuum.

Voorstellingen beheren

- Alle groepen in één klik selecteren. Bij het toevoegen of bewerken van een voorstelling kun je nu met één knop alle groepen tegelijk (de)selecteren, in plaats van ze stuk voor stuk aan te vinken.

- Geen afgelopen voorstellingen meer bij reserveren. Je kunt geen kledij meer reserveren voor voorbije evenementen, wat verkeerde reservaties voorkomt.

Gebruiksvriendelijkere publieke galerij

Genummerde paginatie. Onderaan de publieke galerij staan nu genummerde pagina's met een actieve-pagina-markering. Bezoekers springen direct naar de juiste pagina in plaats van eindeloos op "Volgende" te klikken.

Deze week lanceren we de grootste tijdsbesparende functie tot nu toe: automatische kostuumherkenning met AI. Een foto maken volstaat, onze AI vult de rest in.

Kostuums toevoegen in een fractie van de tijd

Klik je op "kostuum toevoegen", dan kun je nu meteen een foto uploaden. De AI herkent automatisch de naam, het type, de stijl, de kleur, de leeftijdsgroep én schrijft een beschrijving. Jij controleert alleen nog even en slaat op.

Hele rekken in één keer scannen

Heb je tientallen kostuums? Met de nieuwe bulk-scan upload je in één keer meerdere foto's. Elk kostuum wordt automatisch als concept opgeslagen, met een duidelijke voortgangsbalk zodat je ziet hoe ver de verwerking is. Daarna controleer je de concepten rustig en publiceer je ze in één klik, allemaal tegelijk of stuk per stuk. Concepten blijven verborgen voor je publieke galerij en marktplaats tot je ze zelf vrijgeeft.

Eerlijk en transparant tokensysteem

De AI-scan werkt met tokens: 1 token per gescand kostuum. Elke organisatie krijgt 5 gratis tokens om de functie vrijblijvend uit te proberen. Extra tokens koop je veilig bij in pakketten via Stripe, met staffelkorting bij grotere aantallen. Je saldo en transactiegeschiedenis vind je terug op je nieuwe tokenpagina.

Bestaande lijst? Importeer 'm gewoon

Beheer je je kostuums nu in Excel of een ander programma? Met de nieuwe import-functie zet je je volledige inventaris in één keer over. Geen handmatig overtypen meer upload je bestand en je collectie staat klaar.

Probeer het vandaag nog

Ga naar je inventaris, klik op "kostuum toevoegen" of "AI-scan", en ervaar zelf hoeveel sneller je je collectie digitaliseert.

Update maart: bulk bewerken, e-mail meldingen + Combinatie van op bestelling en in voorraad

Bulk bewerken van producten

Duid meerdere producten aan met de checkbox voor het product en kies bovenaan voor "bulk bewerken", hiermee kun je meerdere items in 1 keer bewerken.

E-mail meldingen

Via het menu ‘Instellingen > Mijn club’ kun je e-mailmeldingen inschakelen wanneer een docent kledij wil reserveren. De docent ontvangt daarnaast ook een melding bij goedkeuring of afkeuring van de aangevraagde kledij voor een voorstelling.

Bestelde stock vs reeds in voorraad

Voorheen kon je enkel aanduiden of een item in stock was en via een checkbox aangeven of er besteld werd, zonder zicht op de exacte aantallen in stock of in bestelling.

Nu kun je de reeds aanwezige stock opsplitsen van de bestelde stock.

Daarnaast kun je nu ook de volgorde van de maten aanpassen, wat handig is wanneer je later een extra maat toevoegt.

Kies je eigen filters

Via het menu "instellingen > labels", kun je nu zelf kiezen of een bepaalde categorie in je filters moet komen of niet.

Je kunt nu ook standaard categorieën die je niet gebruikt verbergen.

Wissen van mandaat

Als je manueel een mandaat schrapt (via financieel > betalen in schijven) dan komt de kostennota terug bij de verlopen kostennota's.

Automatisch wissen van een mandaat

Als een klant twee maanden na elkaar een betaling mist (om gelijk welke reden) dan zal het mandaat automatisch worden geschrapt en komt de kostennota terug bij de verlopen kostennota's.

Betalingsherinneringen gespreid betalen

Je kunt nu een betalingsherinnering sturen voor de verlopen kostennota's die in termijnen betaald konden worden. In die herinnering vind je een link om de domiciliering opnieuw te activeren. Het bedrag dat betaald moet worden, is gelijk aan alle verlopen termijnen.

Bijvoorbeeld: iemand die 3 maanden achterloopt, moet meteen 3 keer het maandbedrag betalen om de domiciliering weer actief te maken.
Daarna verlopen de domicilieringen weer zoals in het aflossingsplan.

Chargeback vs andere redenen falen domiciliëring

We halen nu alle diverse redenen op bij Mollie waarom de betaling niet is kunnen doorgaan en afhankelijk van de reden schrappen we nu automatisch het mandaat (en komen de kostennota's dus bij je verlopen kostennota's). Dit is een overzicht van de diverse redenen die Mollie ons doorgeeft en welke actie we ondernemen. Als er geen actie ingevuld staan dan wordt er niets gedaan.

• AC01    The IBAN is incorrect or unknown. Your customer may have entered their IBAN incorrectly. You should ask your customer to confirm if the IBAN is correct. > mandaat wordt geschrapt

• AC04    The account holder has closed the account. You should ask your customer for the bank account details of a different account.
  schrap   > mandaat wordt geschrapt

• AC06    Direct debit is not allowed on this bank account. You will not be able to receive direct debit transactions from this account. You should ask your customer for the bank account details of a different account. > mandaat wordt geschrapt

• AG02    Transaction information is incorrect. For example, you may have indicated that the transaction is a first payment (FRST) instead of a recurring payment (RCUR). Another possibility is that you didn’t use a unique mandate reference. You should resubmit the transaction with correct information.

• AM04    There’s insufficient funds in the customer's bank account. This can sometimes be indicated with reason code MS03. You can try the direct debit again or contact your customer.

• MD01    The mandate is invalid. There are several reasons why a mandate could be invalid:
  The transaction was recurring (RCUR), but there was never a first transaction (FRST). The mandate expired after 36 months.
  There’s no mandate. You can resubmit the direct debit as a first transaction or contact your customer to create a new mandate. > mandaat wordt geschrapt

• MD06    The direct debit has been reversed. This a chargeback and is possible within 8 weeks of the direct debit date. If you don't know why the payment was reversed, contact your customer about it. > mandaat wordt geschrapt + kost aangerekend

• MD07    Your customer has passed away. You should cancel any future direct debit transactions. This can sometimes be indicated with reason code MS03. > mandaat wordt geschrapt

• MS02    Your customer declined the direct debit transaction before it was processed. If you do not know why they declined the transaction, contact your customer. Make sure they know about the amount and reason for the direct debit to prevent this from happening again in the future.

• MS03    MS03 can be used for multiple reasons that already have another reason code, such as insufficient funds (AM04). We recommend that you contact your customer to understand what happened to the transaction.

• SL01     The bank refused the direct debit. Your customer's bank may refuse a transaction when the customer's daily limit has been reached or if direct debits from the account have been blocked. > mandaat wordt geschrapt

Chargeback kosten

De kost voor een chargeback (in te stellen bij "instellingen > betalingsmogelijkheden > gespreid betalen") zal nu alleen aangerekend worden bij echte chargebacks. Als er niet voldoende geld op de rekening staat dan wordt die kost niet langer doorgerekend aan de klant.

Een lid is niet zomaar een naam op een lijst. Het is een verhaal, opgebouwd uit inschrijvingen, aanwezigheid, betalingen, voorkeuren en contactmomenten. Met de 360°-view van het ledenprofiel komt dat hele verhaal samen in één heldere profielfiche.

Elke profielfiche bundelt álle relevante informatie op één plek. Persoonlijke gegevens, contactinfo, lidmaatschappen, gevolgde lessen, aanwezigheden, betalingen, attesten, kortingen, communicatiegeschiedenis en notities. Geen losse puzzelstukken meer verspreid over verschillende schermen, maar één compleet beeld dat altijd klopt.

Die 360°-view maakt beheren sneller en slimmer. In één oogopslag is duidelijk wie het lid is, wat er loopt, wat er nog openstaat en welke interacties er al geweest zijn. Dat betekent minder zoeken, minder fouten en meer tijd voor wat echt telt: persoonlijke opvolging en vlotte service.

De profielfiche groeit mee met het lid. Elk nieuw seizoen, elke betaling, elke wijziging wordt automatisch toegevoegd aan dezelfde centrale plek. Zo ontstaat een levend profiel dat niet alleen administratief correct is, maar ook context geeft. Ideaal voor teams, vrijwilligers en medewerkers die snel moeten kunnen schakelen.

Kort gezegd: de 360°-view verandert ledenbeheer van versnipperde info naar overzicht en inzicht. Eén lid, één fiche, het volledige verhaal.