Ledenbeheer, het alles-in-één platform voor clubs.

In Review

Planned

In Progress

Done

Ledenbeheer

Mogelijkheid om vrijwilligers, trainers en docenten in te plannen en vergoedingen op te betalen met bewijsstukken. Vrijwilligersvergoeding, zelfstandige of payroll.

Planningstool voor vrijwilligers, trainers en docenten

Instructeurs

hidden

Dat je bij de betalingsherinneringen kan nakijken of die persoon al aanwezig is geweest in de dansles.

Aanwezigheden

De mogelijkheid voor leden die zich inschrijven voor cursussen/activiteiten om dit zelf te kunnen annuleren (of ten minste via ledenbeheer de annulatie aanvragen). Het zou handig zijn als je als club dan kon instellen tot hoe lang voor de cursus start geannuleerd kan worden via ledenbeheer en dan kan ook een terugbetaling aangevraagd worden.

Mogelijkheid annuleren inschrijvingen door leden

Inschrijvingspagina

Testversie van je account waarmee je zaken kunt testen voor het online komt zonder dat de gegevens worden opgeslaan.

Sandbox omgeving

Aanbod

Staat dit op de planning? Voor het nemen van aanwezigheden bijv. of het beheer als bestuur als je niet achter een computer zit.

Ledenbeheer applicatie (voor smartphone)

Om bv. privélessen op afspraak in te plannen in de kalender zou het heel erg handig zijn om de items die je in de kalender kan toevoegen uit te breiden.Je kan hier natuurlijk heel ver in gaan maar het kan in fases uitgebreid worden.Fase 1: Items uitbreiden met<ul><li>een verantwoordelijke of leraar (en bijgevolg ook de afspraak in hun agenda te plaatsen)</li><li>1 of meerdere bestaande klanten of een 'gast' met naam, mailadres, telefoon om contactgegevens te hebben van de klant</li><li>opmerkingen (optioneel om bijkomende info te noteren bv. liedje voor openingsdans)</li><li>prijs voor de afspraak (optioneel)</li><li>optioneel met mailbevestiging naar klant en leraar</li><li>handig zou ook zijn om rechtstreeks met 1 druk op de knop voor een afspraak een kostennota aan te maken. De titel van de afspraak kan dan als regel dienen, prijs van de afspraak automatisch ingevuld.</li></ul>Fase 2:<ol><li>Standaarditems kunnen aanmaken om het inboeken nog te vergemakkelijken bv. Privéles - 1 uur - € 75 Huur zaal - 1 uur - € 20 …</li><li>Custom afspraken met repeat mogelijkheid om bv. open oefenmomenten of dansnamiddagen die wekelijks op zelfde dag en uur doorgaan in 1 keer te kunnen instellen.</li><li>Afspraak reminders in te stellen bv. 24u of 48u op voorhand om no shows te vermijden.</li></ol>Fase 3. Complexer maar de beste automatisatie zou zijn om bepaalde tijdslots open te kunnen stellen en de klanten zelf privélessen te laten inboeken bij een bepaalde leraar.Alleszins zou fase 1 voor ons een wereld van verschil betekenen.Nu dienen de leraren privélessen of andere afspraken nog eens apart in hun eigen agenda te noteren en zo gebeuren er af en toe fouten die op deze manier gemakkelijk vermeden kunnen worden.

Kalender - Toevoegen van items uitbreiden

Kalender

Bij het aanmaken van cursussen of aanpassingen zie je niet als je terug keert naar beheren welke je laatst bewerkt hebt. Zo zou het eenvoudiger zijn dat laatst bewerkt in een donkerdere lijn staat. Ik heb zo een 23 cursussen waar ik bij allemaal een aanpassing deed en was soms moeilijk om te weten waar ik zat als ik gestoord werd.

Cursusaanbod

Tool waardoor docenten hun aanwezigheid van een les moeten bevestigen - om zo een automatisch rapport te genereren voor de betalingen van docenten. Momenteel moeten docenten bij ons zelf hun uren bijhouden &amp; doorgeven. Mochten wij uit ledenbeheer een document kunnen downloaden, waarop per maand de gepresteerde uren staan, zou heel handig zijn!Extra functies: <ul><li>Eventueel ook met optie van aanduiden van een vervang docent.</li><li>Het koppelen van een uurtarief aan elke docent door beheerder.</li></ul>

Aanwezigheid

Hallo, wij zouden graag hebben dat leden zichzelf afwezig kunnen melden via ledenbeheer en een reden ingeven. Zoals bijv. in de Spond app. daarin moet ik dat als ouder ook zelf aanduiden als mijn zoon niet kan komen zwemmen. Nu mailen ouders naar ons en zetten wij dat in de groepen als melding bij een lid - zodat een leraar dat kan zien. maar dat is echt veel werk. zou beter zijn als dat werk bij ons weg gaat, maar naar de ouders zelf. Onze competitieleden bijv moeten verplicht&nbsp;aanwezig&nbsp;zijn, en ook verplicht melden als ze afwezig zijn. Kan daar een feature voor gemaakt worden?

Hallo, wij zouden graag hebben dat leden zichzelf afwezig kunnen melden via ledenbeheer en een reden ingeven. Zoals bijv. in de Spond app. daarin moet ik dat als ouder ook zelf aanduiden als mijn zoon niet kan komen zwemmen. Nu mailen ouders naar ons en zetten wij dat in de groepen als melding bij een lid - zodat een leraar dat kan zien. maar dat is echt veel werk. zou beter zijn als dat werk bij ons weg gaat, maar naar de ouders zelf. Onze competitieleden bijv moeten verplicht aanwezig zijn, en ook verplicht melden als ze afwezig zijn. Kan daar een feature voor gemaakt worden?

Afwezigheden melden door lid zelf

Beste, vandaag is het enkel mogelijk om een afbetaalplan toe te laten op basis van een aantal regels (bv. bedrag groter dan…) Echter, als dansschool willen we dit niet by default toelaten, maar in individuele gevallen zou ik (admin) graag afbetalingsplan toelaten, waradooor opvolging kan gebeuren vanuit ledenbeheer en niet vanuit een .xls sheet…

Afbetaalplannen op individueel niveau kunnen ingeven

Financieel

Een automatische mail als een lid jarig is.

Verjaardagsmail

Communicatie

Wat zouden jullie graag aangepast zien aan de aanwezigheden opnemen? Binnen kort zal deze functionaliteit herschreven worden, ideaal om nu wat wijzigingen aan te brengen.

Aanwezigheden, wat kan er beter?

Wat ik ook fijn zou vinden is dat je alle data die je in beheer per cursus invult naar Excel kunt exporteren. Zo kan je makkelijk fouten opsporen: duidde ik juiste locatie aan? juiste korting, juiste betalingsopties… je kan het dan allemaal dan onder elkaar zetten in Excel en fouten in één oogopslag zien.

Cursussen kunnen exporteren met alle instellingen

De mogelijkheid om zelf te bepalen wat op het Dashboard te zien is. Voor mij is het niet meteen belangrijk om te zien wie er jarig is, maar wel om meer recente inschrijvingen te kunnen zien bijvoorbeeld. Ook zouden we graag de inschrijvingen in de koppeldansmodule op het Dashboard kunnen zien en het verloop van de omzet. Het kan even handig zijn om op bepaalde momenten de inschrijvingen voor een bepaalde cursus of ticketverkoop of activiteit op het dashboard te kunnen volgen.

Dashboard

als iemand afbelt de proefles kunnen annuleren

Proeflessen kunnen omboeken/annuleren als beheerder

We sturen vaak mails nr een bepaalde groep (bv enkel lid van die les/optreden). Maar als iemand dan na het sturen van de mail nog lid wordt die van les/optreden, hebben ze de mail niet gekregen. Zou handig zijn als we bij het versturen een checkbox kunnen aanduiden zodat dit automatisch verstuurd wordt nr wie later ook lid wordt.

Stuur mails ook nr mensen die pas later lid worden van bepaalde les

Sinds een paar maanden hebben wij een groep van 79 lijndansers bij onze club gekregen. Een deel van deze lijndansers kiezen er voor om in te schrijven voor een heel seizoen van een bepaalde cursus van de lijndans. Daar is het makkelijk bij om hun aanwezigheid te registreren. Een ander deel kiest om met beurtenkaarten te werken omdat ze niet alle cursussen kunnen volgen en zo dan ook goedkoper uit komen. Als we bij deze de deelname en dus ook 1 beurt moeten registreren is dit veel omslachtiger.<ol><li>We moeten dan eerst klikken op “Registreer beurtenkaart” </li><li>Dan een naam intypen en op “zoek” klikken.</li><li>Dan op “+registreren” klikken.</li><li>En dan “ja, ga verder”.</li><li>En nog eens op ”OK” klikken. De leden met een beurtenkaart schrijven in op een bepaalde cursus/ groep (A,B of C). Als je ineens 30 leden bij het begin van een cursus en op korte tijd moet registreren is dit helemaal niet handig en stresserend. Dus het zou heel handig zijn moesten die leden met beurtenkaart gewoon bij in de aanwezigheidslijst staan van de leden die een heel seizoen zijn ingeschreven. Met achteraan de lijn een knop “+registreren”, zodat je niet moet zoeken en snel een beurt kunt registreren. Ook “ja, ga verder” en op ”OK” klikken is overbodig, gewoon “✓ beurtenkaart” is voldoende. De knop om een beurt ongedaan te maken mag blijven.</li></ol>De beurtenkaarten zijn bij ons altijd gelinkt aan een bepaalde cursus, ze worden nergens anders voor gebruikt.De leden op voorhand een reservatie laten maken is geen optie. Ze moeten er op voorhand al aan denken en velen zijn niet mee met pc of Ledenbeheer. Een deel heeft ook al een gezegende leeftijd en willen gewoon komen lijndansen zonder veel gedoe.

Aanwezigheden en beurtenkaarten registreren.

Beurtenkaart

Als we een bestelling van de webshop als 'voltooid' markeren - er automatisch een mailtje verzonden wordt dat de bestelling klaar staat.

Webshop bevestiging

Webshop

"Opnieuw versturen" van de communicatie naar bijgekomen nieuwe inschrijvingen doen we nu manueel. Daardoor vergeten we soms iemand een introductiemail met QR-code of ….. te sturen met belangrijke info over de cursus waarvoor iemand zopas inschreef. Het zou super handig zijn om bij het opstellen van een Nieuwe Email ergens te kunnen aanvinken: Automatisch versturen naar nieuwe inschrijvingen voor deze cursus. Dan weten we ten minste dat iedereen op de hoogte is. Txs Rita

Opnieuw versturen Automatiseren bij nieuwe inschrijvingen

Graag een verbetering van de koppeldansmodule. We denken dat deze module meer doordacht kan worden. 1) gebruik van tabbladen beheren én opvolgen kan duidelijker en efficiënter indien ze samengevoegd zouden worden.2) graag de keuze om de partners van koppeldansen 'samen' op de aanwezigheidslijsten te zetten. Nu staan er heel wat andere dansers tussen ene partner en de andere partner op de lijst. Dat werkt niet vlot. Met alleen de huidige aanwezigheidslijsten zie je ook niet wie met wie danst.3) inschrijven voor partnerdansen is vaak voor leden onduidelijk. Voor anderstaligen is het al helemaal een uitdaging.4) Het valt voor ons als organisatie onvoldoende op als er slechts 1 persoon van een koppel ingeschreven is. Kan leiden tot overbezetting van een cursus.5) Wanneer een persoon een danspartner uitnodigde en de uitgenodigde reageert niet, dan stropt alles. Iedereen zou een gsmnr of mailadres moeten opgeven zodat wij dit kunnen oplossen. Vaak gaat de uitgenodigde wel in op de uitnodiging maar maakt hij/zij geen account aan op ledenbeheer en stropt opnieuw alles. De dansers denken dan dat hun inschrijving niet in orde is en dat ze niet kunnen deelnemen of dat het allemaal in orde is maar zijn ze niet ingeschreven.

Koppeldansmodule

Het zou handig zijn als ouders voor een cursus of een kamp inschrijven dat ze bij betaling een automatische bevestigingsmail krijgen waarvan wij zelf de inhoud kunnen bepalen. bvb bij een kamp dat er dan info instaat wie de kampverantwoordelijke is, wat de deelnemers juist moeten meenemen enz.Momenteel krijgen ze wel een betalingsbevestiging via ledenbeheer maar moeten wij zelf nog apart een mail sturen met de bijkomende informatie en daar steekt toch wel wat tijd in

automatische bevestigingsmail per cursus

Het zou handig zijn als we een bevestigingsmail konden instellen die automatisch verstuurd wordt als een lid zich op een specifieke cursus inschrijft. Dus dat er per cursus een custom bevestigingsmail kan opgesteld worden waarin dan ook extra info staat specifiek over de cursus waarin ze zich inschreven.

Custom e-mailbevestiging per cursus

We zouden graag een export kunnen trekken van alle inschrijvingen van onze lessen. Op dit moment dienen we van elke les een aparte export te trekken en samen te voegen om een compleet overzicht te hebben van de inschrijvingen. Dit is momenteel heel tijdsrovend.

Export inschrijvingen

Contacten

Voor onze werking zou het bijzonder handig zijn als wij onder inschrijvingen ook onmiddellijk zicht hebben op op welke wachtlijsten het kind staat. Of voor welke kampen ze reeds uitgenodigd zijn. Dat is voor ons gemakkelijker om het overzicht te behouden.

Wachtlijst zichtbaar bij inschrijvingen

Uitpas kunnen toepassen bij inschrijven als beheerder

Het zou handig zijn om in de kalender een datum van een cursus of activiteit te kunnen wissen …. Nu moet ik eerst terug naar de cursus om het daar aan te passen … Grtn, Rita

Kalender beheerders: datum activiteit/cursus verwijderen

Wanneer er meerdere shows zijn, dat mensen meteen meerdere tickets kunnen aankopen. 1 show op zaterdag en 1 op zondag bvb.Wanneer de show gestart is , kunnen nakijken hoeveel tickets er gescand zijn. Om zo vlot te kunnen checken of de show op tijd kan beginnen of met vertraging zal starten.

Wanneer er meerdere shows zijn, dat mensen meteen meerdere tickets kunnen aankopen. 1 show op zaterdag en 1 op zondag bvb.Wanneer de show gestart is , kunnen nakijken hoeveel tickets er gescand zijn. Om zo vlot te kunnen checken of de show op tijd kan beginnen of met vertraging zal starten.

Ticketverkoop

Mogelijkheid om klant ter plaatse te laten betalen via qr-code.

Online betalingen kunnen starten als beheerder

UiTpas: maximum aantal deelnemers met uitpas kunnen bepalen per cursus of in totaal.

UiTpas: maximum aantal deelnemers met uitpas kunnen bepalen

Integraties

Een automatische cadeaubon. Als ze een cadeaubon bestellen, deze automatisch in hun mailbox terecht komt.

Cadeaubonnen

Met Ledenbeheer kunnen sportclubs en verenigingen eenvoudig kortingen instellen voor hun leden. Of het nu gaat om vroegboekkortingen, gezinskortingen of promoties voor trouwe leden, ons systeem helpt clubs om flexibel en efficiënt kortingen toe te passen.Maar we willen dit nog verder verbeteren! Jullie mening telt. 💬👉 Welke soorten kortingen gebruiken jullie het meest?👉 Zijn er kortingen die je graag eenvoudiger wil beheren?👉 Welke extra opties zouden handig zijn in ons systeem?👉 Zijn er kortingen die je graag zou kunnen combineren?Jullie input helpt ons om Ledenbeheer nog beter af te stemmen op wat sportclubs écht nodig hebben. Laat het ons weten in de reacties!

🏷️ Kortingen binnen Ledenbeheer – Hoe kunnen we dit nog beter maken? 💡

Ready for 2.0

<img src="" data-featurebase-content-key="69a5e51614a2b9a7dc6d3087/post/6a4e2609c5af2f72d5e2213b/019f4144-9732-70c1-9e39-ef289235a3ed/b64u-MDE5ZjQxNDQtOTVjOC03ZjljLWEzYTctZTkyZmZmZDkwOWVh.webp">De Video Zone is dé plek waar je video’s kunt delen met je leden—specifiek voor één groep, meerdere groepen of gekoppeld aan bepaalde tarieven.Maar stel dat we de Video Zone helemaal opnieuw zouden ontwerpen… Hoe zou die er dan uitzien? Wat zou jij graag willen dat die kan? Dat is precies de oefening waar we nu mee bezig zijn!<h3>We horen graag jouw mening:</h3>💬 Gebruik je de Video Zone? Wat kan er beter?❌ Gebruik je de Video Zone (nog) niet? Wat ontbreekt er volgens jou?We horen graag jullie feedback!

De video zone: Hoe kan het beter? 🎥

Media/video zone

Nu kan je enkel de laatste 5 recente inschrijvingen zien. Als je andere inschrijvingen wil zien moet je naar het cursusaanbod of de extra activiteit gaan kijken. Graag zou ik kunnen klikken op 'recente inschrijvingen' en vervolgens een uitgebreider overzicht zien van alle inschrijvingen gewoon in volgorde van inschrijfdatum of van op zijn minst de 50 meest recente inschrijvingen. Dit vooral om in periodes met veel inschrijvingen (start inschrijfperiode van danslessen/kamp, ticketverkoop,…) nog steeds een overzicht te kunnen zien van de recente inschrijvingen.

Overzicht van alle inschrijvingen

Hallo, Sommige cursussen en activiteiten hebben al een lange wachtlijst. Het zou handig zijn mochten we de wachtlijst per cursus/activiteit kunnen uitzetten wanneer die al te groot geworden is en waar de kans klein is dat mensen op de wachtlijst nog een plekje kunnen krijgen.

Wachtlijst per cursus/activiteit

De mogelijkheid om beide ouders toegang te geven (en aanpassing te kunnen doen) tot het account van kind. Dit voor gescheiden ouders

Meerdere ouders onder een account kunnen

In de contactenlijst kun je al veel informatie over je leden zien en personaliseren. Het toevoegen van een overzicht van geopende e-mails per contact zou inderdaad super handig zijn!

In de contactenlijst kun je al veel informatie over je leden zien en personaliseren. Het toevoegen van een overzicht van geopende e-mails per contact zou inderdaad super handig zijn!

Bij het registreren van een beurtenkaart bij het begin van een cursus lijndans krijgen we dikwijls de vraag hoeveel beurten ze nog hebben. Ze kunnen dat natuurlijk zelf opzoeken op Ledenbeheer maar een aantal van de lijndansers zijn niet vertrouwd met het gebruik van pc of Ledenbeheer. Daar het al een hele job is om 30 leden, en als 2 groepen samen starten 55 leden, te registeren bij het begin van een cursus zou het handig zijn om direct op de aanwezigheid pagina ook een saldo te kunnen zien. Ook zouden we liever het aantal beurten zien dan een bedrag. Bij ons is 1 beurt € 2,5 en dus moet je nog gaan rekenen hoeveel beurten ze nog hebben.

Saldo beurtkaart aanpassen naar resterende beurten

We zijn benieuwd naar jouw mening!Binnenkort passen we de manier aan waarop je een cursus of activiteit beheert in Ledenbeheer. We willen ervoor zorgen dat deze vernieuwing écht aansluit bij jullie noden en werkwijze.Daarom horen we graag jouw ervaringen, frustraties of wensen rond het beheren van cursussen en activiteiten. Wat loopt goed? Wat kan makkelijker of sneller? Welke functies mis je vandaag?Samen maken we Ledenbeheer nog sterker en gebruiksvriendelijker – bedankt voor je input!

Sneller activiteiten aanmaken?

Graag zou ik de optie 'naam' willen toevoegen bij de verkoop van een artikel op de webshop. En hier ook een bedrag aan koppelen. Zo zien leden duidelijk dat ze ook hun naam op het artikel kunnen laten drukken tegen een bepaalde prijs. Nu doe ik dit dmv verschillende tarieven, maar vaak hebben de leden dit niet door

Optie naam webshop

Is het mogelijk om in de toekomst de locatie te wijzigen van een cursus? Bv Normaal gezien gaat de cursus door in het OCP , maar 1x of 2x gaat de les door in Moerkensheide (omdat OCP niet beschikbaar is) en het zou handig zijn om DAT in de kalender terug te vinden – zodat de ouders op de hoogte blijven van de locatie wijzigen. Zou handig zijn om dat bv bij de PERIODE per dag te kunnen wijzigen bv … 1x voor het hele schooljaar OCP Af en toe wijzigingen naar MRK

Locatiewijzigingen mogelijk maken per week

Help Center

Improved

Fixed

DanceVault

ledenbeheer

Completed

Rejected

Beurtenkaarten

Statistieken

Enquetes

Next up

Available in 2.0

Main Roadmap

Dance Vault, Ai-powered inventaris voor danskledij. Beheer je inventaris, reserveer kledij voor je dansshows. Verhuur je eigen kledij op de marktplaats.

Vriendelijke groeten,Kevin GunstLedenbeheer BV