Proeflessen in Ledenbeheer

Ledenbeheer maakt het eenvoudig om proeflessen te organiseren en deelnemers te beheren. Geen eindeloos heen en weer gemail, geen chaos in je administratie – alles wordt gestroomlijnd en geautomatiseerd, zodat jij je kunt richten op wat echt telt: het geven van een geweldige ervaring tijdens die proefles.

Hier zijn enkele manieren waarop Ledenbeheer je helpt bij het organiseren van proeflessen:

• Eenvoudige registratie: Potentiële deelnemers kunnen zich met een paar klikken inschrijven voor een proefles via een overzichtelijk online formulier.
• Overzichtelijke administratie: Alle inschrijvingen voor proeflessen worden automatisch bijgehouden in je ledenbeheer systeem. Zo heb je altijd een duidelijk overzicht van wie zich heeft aangemeld en wanneer hun proefles plaatsvindt.
• Eenvoudige opvolging: Na afloop van de proefles worden leden automatisch opgevolgd met gepersonaliseerde berichten om potentiële leden aan te moedigen zich in te schrijven

Proeflessen zijn beschikbaar voor de licenties basis, plus en pro.

Meer informatie kun je vinden op onze website en in onze handleiding.

Ondersteuning Ledenbeheer

Voor technische ondersteuning kun je het beste mailen naar support@ledenbeheer.be. Dit adres is gekoppeld aan ons ticketingsysteem, zodat we je nog sneller van dienst kunnen zijn.

Let er wel op dat je altijd mailt vanuit een e-mailadres dat als beheerder is aangeduid voor jouw club. We bieden namelijk alleen ondersteuning aan clubbestuurders of personen die binnen Ledenbeheer de juiste rechten hebben om de club te beheren. Dit doen we om de veiligheid en privacy van alle clubgegevens te waarborgen en er zeker van te zijn dat gevoelige informatie alleen beschikbaar is voor gemachtigde personen.

Heb je een Plus- of Pro-licentie? Dan krijg je het snelst ondersteuning via de chatknop rechtsonder in je Ledenbeheer-account.

Ticketverkoop

Nieuwe updates in de zaalplanner

De zaalplanner heeft een aantal handige nieuwe functies gekregen!

Tot voor kort konden leden, als je had ingesteld dat stoelen alleen gekozen mochten worden wanneer ze aansluiten op een andere stoel, alleen stoelen selecteren die aan de zijkant van de zaal lagen. Dit is nu aangepast zodat je als club zelf kunt bepalen welke stoelen als eerste verkocht mogen worden.

Daarnaast hebben we het mogelijk gemaakt om in je zaalplan met even en oneven stoelnummers te werken. Veel zalen gebruiken dit systeem, waarbij de oneven stoelen links en de even stoelen rechts te vinden zijn. Dit was eerder nog niet mogelijk in Ledenbeheer, maar nu wel!

Ook de zoomfunctie is verbeterd. Als je een grote tribune toevoegt, zoomt het systeem automatisch uit, en objecten worden niet meer automatisch over elkaar geplaatst.

Beurtenkaarten

In het menu Beurtenkaarten > Herladen kun je nu ook de reden zien waarom het saldo is opgeladen, specifiek in geval van kosteloos opladen door de beheerder.

De flow voor leden is eenvoudiger geworden. Ze krijgen nu duidelijk te zien dat er na de aankoop van een beurtenkaart nog een reservering moet worden gemaakt. Na betaling ontvangen ze ook een e-mail waarin staat dat hun beurtenkaart klaar is voor gebruik, met een link om een reservering te maken.

De kalender kreeg ook een visuele update als er geen beschikbare datums zijn deze maand

Daarnaast hebben we een aantal handige weetjes toegevoegd op de beurtenkaart pagina van een lid, zoals:

• Wanneer vervalt mijn beurtenkaart?
• Niet-vervallende beurtenkaarten worden ook aangeduid.

Varia

• Integratie Danssport Vlaanderen: Lidnummers zijn niet langer zichtbaar in de contactlijst, lidnummers kunnen alleen geraadpleegd worden via het menu "Danssport Vl. > aangesloten leden".
• Ons vakantieschema is geupdate met schoolvakanties t.e.m. 2029
• Mutualiteitsattesten downloaden als beheerder is verplaatst naar het profiel van het lid zelf. Als je het profiel opent, ga dan naar het tabblad inschrijvingen en klik daar op de drie bolletjes naast de inschrijving waarvoor je het attest wil downloaden.
• Webshop producten kunnen nu gerangschikt worden via het menu webshop > producten. 

Test de nieuwe functies uit en laat ons weten wat je ervan vindt!

Nieuwe status activiteit: Geannuleerd

Als een activiteit de status "geannuleerd" krijgt, blijft deze zichtbaar op je inschrijvingspagina, maar met de vermelding "geannuleerd". Zo kunnen je leden zien dat de activiteit waarvoor ze wilden inschrijven, niet meer doorgaat.

Wanneer je een activiteit annuleert, vraagt Ledenbeheer automatisch of je een melding wilt sturen naar alle leden die al ingeschreven waren.

Ondersteuning in Ledenbeheer kreeg een grote update

• Handleiding kreeg een grafische update, artikels werden logischer gerangschikt en krijgen nieuwe screenshots.
  
• Je kan nu fouten melden via een formulier in de chat-tool je kan daar ook de status van je supportticket opvolgen
• Verbeteringen en ideeën voor Ledenbeheer kun je nu makkelijk toevoegen via de chatknop.
• ChatGPT integratie in de handleiding voor plus- en pro klanten. De chatbot is getraind op onze handleiding en geeft je snel een antwoord op al je vragen, kan hij je niet verder helpen dan kun je altijd kiezen om met Kevin doorverbonden te worden.

Ook volgende zaken zijn aangepast:

• Kalender van de leden bevat nu ook het adres waar de activiteit doorgaat
• Danssport Vlaanderen integratie: Leden worden pas verzekerd als alle verplichte gegevens zijn ingevuld van je leden. Leden met ontbrekende gegevens worden samengevat in het menu "Danssport Vlaanderen > Foutenlijst".
• Profielfoto's worden nu opgeslaan per club, zo kan je als club zelf een profielfoto toevoegen aan je leden zonder de foto die het lid zelf heeft ge-upload te wissen.

Updates augustus 2024

Aangezien een groot deel van ons team van hun welverdiende vakantie genoot, waren er iets minder updates dan normaal. Maar geen zorgen, in september komen we weer met volle kracht terug om nog meer nieuwe functies en verbeteringen door te voeren!
Blijf ons volgen voor de laatste updates en geniet van de start van het nieuwe seizoen!

Goed te keuren inschrijvingen

De functie 'Goed te keuren inschrijvingen' is geüpdatet. Het is nu mogelijk om in te stellen dat leden zich niet kunnen inschrijven als ze niet voldoen aan de vereiste leeftijd. In dat geval krijgen ze ook niet de optie om een goedkeuring aan te vragen.

Dit zijn nu de mogelijkheden

• Leden buiten de leeftijdsvereisten vereisen goedkeuring
  
• Leden buiten de leeftijdsvereisten niet toestaan
• Alle inschrijvingen vereisen goedkeuring

Kortingen en goedkeuring

Kortingen werden meteen berekend, maar bij inschrijvingen die nog goedgekeurd moesten worden, zorgde dit soms voor fouten. Bijvoorbeeld, als iemand zich inschreef voor drie cursussen en één daarvan moest nog goedgekeurd worden, werd de korting al op alle drie de cursussen toegepast, zelfs als de goedkeuring nog ontbrak. Als de inschrijving vervolgens werd afgekeurd, was er dus te veel korting gegeven.
We hebben dit aangepast zodat de kortingsberekening alleen wordt uitgevoerd voor de cursussen die geen goedkeuring vereisen. Na goedkeuring wordt de kortingsberekening opnieuw toegepast op de betreffende inschrijvingen.

Melding bij goed te keuren inschrijving

Als je in je cursus hebt aangeduid dat je een e-mail wil ontvangen als iemand inschrijft dan krijg je nu ook meldingen als er een goed te keuren inschrijving is.

Snelheid en stabiliteit

Ook deze maand hebben we flink geïnvesteerd in de snelheid van ons systeem. Ledenbeheer groeit snel, wat extra belasting op de server met zich meebrengt. Daarom blijven we investeren in zowel snelheid als stabiliteit.
Merk je dat sommige pagina’s langer laden dan gewenst? Laat het ons gerust weten! Dan kunnen we deze ook bekijken en optimaliseren.

Beveilig je account met inloggen in twee stappen

Dubbel beveiligd is dubbel zo veilig.

AIs je account wel goed beveiligd? Alleen een lang en uniek wachtwoord is niet meer voldoende. Steeds vaker kunnen cybercriminelen dat omzeilen en daarmee komt je online identiteit in gevaar. Met toegang tot je account kunnen ze niet alleen persoonlijke informatie vinden maar ook informatie over al je leden, berichten sturen uit jouw naam of wachtwoorden van je andere accounts opvragen, zoals je socials of online winkels. Beveilig daarom je e-mail met inloggen in twee stappen (ook wel 2fa).

In Ledenbeheer zie je rechtsboven een rood schild icoontje staan, als je daar op klikt kun je meteen de 2fa aanzetten.
Dit is momenteel alleen beschikbaar voor beheerders maar is zeer sterk aanbevolen om te activeren.

Ticketverkoop

Bij ticketverkoop kun je nu ook een melding krijgen als er tickets verkocht worden, in de mail vermelden we wie en hoeveel tickets er zijn verkocht.

Uitschrijven communicatie

Als een account meerdere e-mailadressen bevatte, werden alle e-mailadressen voor elke mail aangeschreven. Onderaan elke mail stond een uitschrijflink waarmee ontvangers konden aangeven dat ze de mails niet meer wilden ontvangen. Echter, als één persoon van die adressen ervoor koos om geen mails meer te ontvangen, gold dit voor alle gezinsleden. We hebben dit nu aangepast, zodat alleen de persoon die op de link heeft geklikt geen mails meer zal ontvangen. In het profiel van dat lid kun je ook zien welke e-mailadressen worden gebruikt voor communicatie en welke gezinsleden de communicatie wel of niet willen ontvangen.

Ontvangers communicatie

In de laatste stap voor je een mail verstuurt sommen we nu alle e-mailadressen op die in een profiel zitten, we deden dat al maar die stonden gewoon achter elkaar met komma gescheiden.Zo kon je niet aanduiden welk e-mailadres de mail niet moest krijgen, het was iedereen of niemand.
Nu kan dat wel, je ziet nu ook de status per e-mailadres of ze communicatie willen ontvangen of niet.

Nieuwe ip-adressen communicatie

Bij G-suit voeg je best het Ip-adres (217.19.225.73 & 199.15.226.40) van Ledenbeheer toe als veilig verzendadres in je account.

Ticketverkoop

Wachtlijsten, leden die niet tijdig reageren op een uitnodiging van de wachtlijst worden nu bij verlopen uitnodigingen geplaatst zodat je deze leden nogmaals kunt uitnodigen.

Varia

• Een profielfiche van een lid kreeg een mobiel vriendelijke layout
  
• "Contacten > uitnodigingen" is herschreven en kreeg een nieuwe look en feel