Manage your costumes even faster with the new QR Code feature in DanceVault.

📱 Scan a QR code to instantly open the correct costume record.

🖨️ Print QR labels in bulk for your entire costume collection.

📦 Attach labels to costumes, hangers, or storage boxes.

🔍 Filter costumes without a QR code and generate missing labels in one go.

🔄 Regenerate or download QR codes at any time.

Find any costume in seconds during rehearsals, performances, or inventory checks.

We've Been Busy Improving DanceVault

Over the past few weeks, we've been working hard to make DanceVault even easier and more enjoyable to use. Here are the latest improvements:

DanceVault Now Speaks Your Language

You can now use the entire platform in English or Dutch. From performances and costume details to team management, everything adapts to your preferred language. Perfect for schools and organizations with international teachers or staff.

Open Costume Details Faster

Browsing your costume gallery is now even quicker. Simply click on a costume photo to instantly open its details—no extra button needed. One click gives you access to availability, size, and everything else you need.

A Smoother Experience

We've also fixed a small issue that could occasionally slow down page loading. Everything should now feel faster and more reliable.

We're continuously improving DanceVault, one step at a time. Have a suggestion or found something we can improve? We'd love to hear from you!

Beste danser, docent of clubbeheerder,

We hebben de afgelopen dagen flink doorgewerkt om het systeem nóg fijner te maken. Dit is er nieuw:

🤖 Kostuums toevoegen met AI, nu nog sneller

Een nieuw kostuum invoeren kan nu in één handeling. Bij "Snel invullen met AI" upload je een foto, typ je een korte beschrijving, of doe je allebei tegelijk. De AI herkent automatisch de naam, het type, de kleur, de maten, de voorraad per maat én de locatie — en vult alles voor je in. Foto en tekst worden samen in één keer verwerkt, dus je verbruikt maar één token.

> Voorbeeld: typ "Gouden glitter jurk, maten 116 t/m 164, 20 stuks op voorraad, kleur goud, locatie Kast A" en de rest gaat vanzelf.

🔒 Publieke pagina afschermen met een wachtwoord

Wil je je collectie niet voor iedereen zichtbaar maken? In de instellingen kun je nu je publieke pagina beveiligen met een wachtwoord. Bezoekers zonder wachtwoord zien niets; clubleden die ingelogd zijn hebben gewoon toegang. Eenmaal ingevoerd blijft het wachtwoord 30 dagen onthouden op dat apparaat.

🧭 Rondleiding voor nieuwe (en bestaande) gebruikers

Nieuw in het systeem? Een handige stap-voor-stap rondleiding legt uit wat elk menu-onderdeel doet en helpt je je eerste kostuum aan te maken. Sluit je hem tussendoor? Dan verschijnt rechtsonder een knopje "Rondleiding hervatten", zodat je later precies verdergaat waar je gebleven was.

🎨 Beter leesbaar in donkere modus

We hebben verschillende schermen — waaronder het reserveren voor een show en het toevoegen van kostuums — verbeterd zodat alles ook in donkere modus helder en duidelijk leesbaar blijft.

Vandaag hebben we DanceVault op een flink aantal punten verbeterd. De focus lag op het reserveren van kledij voor voorstellingen, het terugbrengen van geleende kostuums, en een gebruiksvriendelijkere publieke galerij. Hieronder een overzicht van wat er nieuw is.

Reserveren voor meerdere groepen in één keer

De grootste vernieuwing: je kunt nu vanuit de galerij meerdere kostuums tegelijk reserveren, ook voor verschillende groepen, zonder telkens terug te keren naar het dashboard.

- Selectiemandje in de galerij. Kies bovenaan een voorstelling en een groep, en voeg kostuums rechtstreeks toe via de knop "In mandje".

- Meerdere groepen per mandje. Wissel gerust van groep en blijf items toevoegen. Het mandje groepeert alles netjes per groep.

- Maten per item. Geef per kostuum het aantal én de maatverdeling op, direct in het mandje.

- Slimme voorraadcontrole. De beschikbaarheid houdt rekening met lopende reservaties én met wat er al in je mandje zit.

- In één keer indienen. Met "Alles indienen" verstuur je de volledige selectie in één beweging, waarna je netjes op "Mijn Reservaties" terechtkomt.

- "Meer items toevoegen". Een extra knop sluit het mandje zonder het te legen, zodat je makkelijk verder kunt bladeren in de galerij.

Geleende items terugbrengen

Het terugbrengen van kostuums is nu een volwaardig onderdeel van het reservatieproces:

- Teruggave registreren. Bij een goedgekeurde reservatie registreer je in een paar klikken dat de kledij is teruggebracht, inclusief het aantal en eventuele opmerkingen.

- Teruggave ongedaan maken. Per ongeluk verkeerd geregistreerd? Je draait een teruggave eenvoudig terug.

- Je blijft op je plek. We hebben een vervelend navigatieprobleem opgelost: na het registreren van een teruggave spring je niet meer ongewild naar de galerij, maar blijf je netjes op "Mijn Reservaties" met de bijgewerkte gegevens.

Overzichtelijker reservatiebeheer

De pagina "Mijn Reservaties" is opgesplitst in twee duidelijke secties, zodat je in één oogopslag ziet wat er nog uitstaat:

- Nog terug te brengen — de goedgekeurde kledij die nog niet is teruggebracht.

- Afgehandeld — alles wat is teruggebracht, afgewezen of nog niet goedgekeurd.

Daarnaast zie je nu bij elke reservatie wie het heeft ontleend, zodat altijd duidelijk is wie verantwoordelijk is voor een kostuum.

Voorstellingen beheren

- Alle groepen in één klik selecteren. Bij het toevoegen of bewerken van een voorstelling kun je nu met één knop alle groepen tegelijk (de)selecteren, in plaats van ze stuk voor stuk aan te vinken.

- Geen afgelopen voorstellingen meer bij reserveren. Je kunt geen kledij meer reserveren voor voorbije evenementen, wat verkeerde reservaties voorkomt.

Gebruiksvriendelijkere publieke galerij

Genummerde paginatie. Onderaan de publieke galerij staan nu genummerde pagina's met een actieve-pagina-markering. Bezoekers springen direct naar de juiste pagina in plaats van eindeloos op "Volgende" te klikken.

Behind the scenes, we are working on a completely redesigned way to manage your offerings. The goal? Fewer clicks, a clearer overview, and faster workflows.

Here is a first look at what you can expect.

All offerings in one central location

Today, different types of offerings are still managed through separate menus. The new version brings everything together in one central overview.

Weekly classes, ticket sales, activities, and additional services are managed from the same page. This gives you a complete overview of everything your organization offers without constantly switching between screens.

Smart filtering and reusable filters

Even though everything is brought together on one page, extensive filtering options keep the overview clear.

Do you often work with the same selection? Save your filters as a segment. With one click, you can open views such as:

• Weekly classes only

• Activities from the current sports year

• Fully booked offerings

• Offerings for a specific target group

This saves time and makes daily follow-up much easier.

Integrations visible immediately

The new overview instantly shows which integrations are connected to each offering.

You can check at a glance whether everything is configured correctly without opening every offering separately.

More structure with tags

Tags will play a more prominent role in managing offerings.

Use them to group offerings logically and find them faster—for example by age group, class day, location, or category.

Bulk actions without detours

Bulk editing becomes much more intuitive.

Instead of navigating to a separate menu, simply select the required items using the checkboxes in the overview. You can then perform actions on all selected items at once.

Faster, simpler, and with fewer clicks.

A more modern user experience

In addition to the new features, offerings management gets a completely redesigned interface. A clearer overview, better search, more informative indicators, and a consistent user experience help you find what you need faster and work more efficiently.

This is just one of the many improvements included in Ledenbeheer 2.0. We look forward to sharing more of the new features we are currently building.

Deze week lanceren we de grootste tijdsbesparende functie tot nu toe: automatische kostuumherkenning met AI. Een foto maken volstaat, onze AI vult de rest in.

Kostuums toevoegen in een fractie van de tijd

Klik je op "kostuum toevoegen", dan kun je nu meteen een foto uploaden. De AI herkent automatisch de naam, het type, de stijl, de kleur, de leeftijdsgroep én schrijft een beschrijving. Jij controleert alleen nog even en slaat op.

Hele rekken in één keer scannen

Heb je tientallen kostuums? Met de nieuwe bulk-scan upload je in één keer meerdere foto's. Elk kostuum wordt automatisch als concept opgeslagen, met een duidelijke voortgangsbalk zodat je ziet hoe ver de verwerking is. Daarna controleer je de concepten rustig en publiceer je ze in één klik, allemaal tegelijk of stuk per stuk. Concepten blijven verborgen voor je publieke galerij en marktplaats tot je ze zelf vrijgeeft.

Eerlijk en transparant tokensysteem

De AI-scan werkt met tokens: 1 token per gescand kostuum. Elke organisatie krijgt 5 gratis tokens om de functie vrijblijvend uit te proberen. Extra tokens koop je veilig bij in pakketten via Stripe, met staffelkorting bij grotere aantallen. Je saldo en transactiegeschiedenis vind je terug op je nieuwe tokenpagina.

Bestaande lijst? Importeer 'm gewoon

Beheer je je kostuums nu in Excel of een ander programma? Met de nieuwe import-functie zet je je volledige inventaris in één keer over. Geen handmatig overtypen meer upload je bestand en je collectie staat klaar.

Probeer het vandaag nog

Ga naar je inventaris, klik op "kostuum toevoegen" of "AI-scan", en ervaar zelf hoeveel sneller je je collectie digitaliseert.

In Ledenbeheer 2.0, everything related to your offerings is brought together in one central location. This makes management clearer, more logical, and easier to use.

Weekly classes and additional activities
From version 2.0 onward, courses and additional activities are grouped under “Activities”. This gives you one clear structure to work from.

Subscriptions (planned for later in 2026)
Subscriptions will also be added to this new workflow at a later stage. More information will follow.

Everything related to your offerings in one place
Passes, additional services, and ticket sales will all have their own place under “Offerings”. You will no longer need to work in several different areas of the platform.

We have not only made it easier to merge duplicate contacts, but also introduced more than ten improvements to prevent duplicate contacts from being created in the first place.

Some examples:

• Better checks when creating contacts

• Separated parents can now be linked to the same child

• Parents with multiple accounts can link those accounts together

…and many other improvements that help keep your contacts tidy and well organized.